Een bedrijf dat is geschrapt uit het Handelsregister en een bedrijf dat gewoon is gestopt, heeft niet dezelfde juridische status. De verwarring tussen deze twee administratieve toestanden leidt regelmatig tot fouten bij de controles van definitieve sluitingen. Weten of een bedrijf definitief is gesloten, vereist het onderscheid tussen stopzetting van activiteiten, ontbinding, liquidatie en schrapping, vier stappen die niet altijd in de tijd overlappen.
Schrapping uit het Handelsregister en verlies van rechtspersoonlijkheid: de enige betrouwbare maatstaf
De definitieve sluiting van een bedrijf is niet alleen een stopzetting van de commerciële activiteiten. Alleen de schrapping uit het handelsregister bevestigt het juridische einde van een vennootschap. Zolang deze schrapping niet effectief is, bestaat de rechtspersoon nog steeds, ook al genereert deze geen omzet meer.
Aanvullende lectuur : Hoe een aanvraag voor 400 euro gemeentelijke hulp te doen: stappen en belangrijke tips
We zien vaak structuren die al maanden of zelfs jaren hun activiteiten hebben stopgezet, maar nooit zijn geschrapt. De opschorting, bijvoorbeeld, komt overeen met een tijdelijke stopzetting die tot twee jaar kan duren voor een vennootschap. De vermelding “opschorting” verschijnt op de Kbis, maar het bedrijf behoudt zijn rechtspersoonlijkheid en zijn declaratieve verplichtingen.
De controle moet dus betrekking hebben op twee verschillende punten: de administratieve status (actief, gestopt, in opschorting) en de effectieve schrapping uit het Handelsregister. Een Kbis met de vermelding “geschrapt” vormt het juridische bewijs dat tegen derden kan worden ingeroepen. Bij gebrek aan een recente Kbis is het mogelijk om Positive Entreprise te raadplegen om een sluiting te verifiëren om de beschikbare informatie op de registers te verifiëren.
Aanvullende lectuur : Tips en eenvoudige methoden om een oude glazen fles te dateren
Termijn voor de verklaring van stopzetting en formaliteiten bij het eenloket INPI
Sinds de centralisatie van de formaliteiten bij het eenloket van de INPI, moet elke onderneming die haar activiteiten definitief stopzet deze stopzetting binnen de 30 dagen na de effectieve beëindiging van de activiteit verklaren. Deze korte termijn is van toepassing op zowel vennootschappen als zelfstandige ondernemers.
Voor een vennootschap verloopt het proces van definitieve sluiting via drie opeenvolgende fasen:
- De ontbinding, besloten door de aandeelhouders of uitgesproken door de rechtbank, die de liquidatieperiode opent en de vermelding “vennootschap in liquidatie” op alle officiële documenten met zich meebrengt.
- De liquidatie (vriendschappelijk of gerechtelijk), waarin de liquidator de activa realiseert, de passiva vereffent en de afsluitende rekeningen opstelt. De liquidator moet de resultaatverklaring van het laatste boekjaar binnen de 60 dagen na de sluiting indienen.
- De schrapping, uitgesproken na de indiening van de liquidatierekeningen bij de griffie, die een einde maakt aan het juridische bestaan van de vennootschap.
Een vaak verwaarloosd technisch punt: een vennootschap kan maandenlang in liquidatiefase blijven zonder te worden geschrapt. Gedurende deze periode verschijnt ze nog steeds in de registers met een actieve status of “in liquidatie”. De controle van de definitieve sluiting moet dus bevestigen dat de laatste stap, de schrapping, daadwerkelijk is uitgevoerd.
Controle-instrumenten: BODACC, Bedrijvenregister en Pappers
Concurrentiële artikelen vermelden uitgebreid de officiële platforms. We raden aan deze bronnen te hiërarchiseren op basis van hun bewijswaarde in plaats van ze allemaal zonder methode te raadplegen.
De BODACC blijft de meest betrouwbare bron voor collectieve procedures en schrappingen. Elke uitspraak tot opening van een gerechtelijke liquidatie, elke sluiting van een procedure en elke schrapping wordt daar verplicht gepubliceerd. De zoektocht gebeurt op basis van het SIREN-nummer of de sociale benaming.
Het Bedrijvenregister (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) aggregeert de gegevens van het Sirene-register, het RNE en het Handelsregister. Het toont de administratieve status van de onderneming: actief, gesloten of gestopt. Dit platform heeft het voordeel dat het automatisch meerdere bronnen kruisverbindt, maar het maakt niet altijd duidelijk onderscheid tussen een tijdelijke stopzetting en een definitieve schrapping.
Op Pappers of Infogreffe vermeldt de digitale Kbis expliciet de datum van schrapping wanneer deze bestaat. Het ontbreken van een schrappingsdatum op een recente Kbis betekent dat de vennootschap juridisch nog steeds bestaat, ongeacht haar werkelijke activiteitsniveau.
De vermeldingen op de Kbis correct interpreteren
Drie vermeldingen verdienen bijzondere aandacht:
- “Ingeschreven” zonder verdere aanduiding: het bedrijf is juridisch actief, ook al dient het geen jaarrekeningen meer in.
- “In liquidatie”: de ontbinding is uitgesproken, maar de schrapping heeft nog niet plaatsgevonden. De vennootschap behoudt haar rechtspersoonlijkheid binnen de grenzen van de behoeften van de liquidatie.
- “Geschrapt” gevolgd door een datum: de definitieve sluiting is bevestigd en kan tegen derden worden ingeroepen.
Gerechtelijke liquidatie en sluiting wegens onvoldoende activa: de valkuilen om te kennen
Gerechtelijke liquidatie betekent niet automatisch dat het bedrijf definitief is gesloten. De rechtbank spreekt eerst een uitspraak tot opening uit, gevolgd door een uitspraak tot sluiting die enkele maanden of jaren later kan plaatsvinden. Tussen deze twee data bestaat de vennootschap nog steeds onder controle van de gerechtelijke liquidator.
De sluiting wegens onvoldoende activa, de meest voorkomende situatie, leidt tot schrapping uit het Handelsregister. Het dooft echter niet automatisch alle schulden uit: de schuldeisers behouden hun recht op individuele vervolging tegen de debiteur in bepaalde gevallen die zijn voorzien door het Wetboek van Koophandel.
Een klassieke valkuil betreft persoonlijke faillissementen en beheersverboden. Een persoon die onder een beheersverbod valt, kan zijn vennootschap geschrapt hebben terwijl hij nog steeds onderhevig is aan persoonlijke sancties die voortduren. De controle van de definitieve sluiting van de vennootschap zegt niets over de persoonlijke situatie van de bestuurder.
Voor schuldeisers of zakenpartners biedt de raadpleging van de BODACC de mogelijkheid om te controleren of de sluitingsuitspraak daadwerkelijk is gepubliceerd. Zonder deze publicatie blijft de procedure open en is de vennootschap nog niet definitief gesloten, ook al heeft zij geen zichtbare activiteiten meer.
De nauwkeurigheid van de controle hangt af van het belang. Voor een eenvoudige commerciële informatie is het Bedrijvenregister voldoende. Voor een beslissing die fondsen of een geschil met zich meebrengt, biedt alleen een actuele Kbis met vermelding van de schrapping, in combinatie met een BODACC-onderzoek dat de sluiting van elke collectieve procedure bevestigt, een juridische zekerheid die kan worden benut.